Assistant et les TIC

Assistant et les TIC

I. Introduction à la notion

L’assistant de manager utilise quotidiennement les TIC dans la cadre de ses activités. Par ailleurs, du fait de sa formation, il est l’une des personnes ressource dans ce domaine et peut parfois se transformer en formateur.

Il résout les petits problèmes informatiques de son manager et de son équipe, assure une veille informationnelle et diffuse des outils d’aide à l’utilisation des TIC. Responsable de la gestion électronique des documents, il contribue à l’efficacité du système d’information.

II. L’assistant et le système d’information (SI)

Un système d’information (SI) est un ensemble organisé de ressources (personnel, données, procédures, matériel, logiciels, etc…) permettant d’acquérir, de stocker, de structurer et de communiquer des informations sous forme de textes, images, sons, ou de données codées dans une organisation

Le SI facilite la coordination des activités de l’organisation et l’atteinte des objectifs. Il est le véhicule de la communication dans l’organisation. Une partie du système d’information peut être informatisée, c’est le système informatique.

Dans le cadre de ses activités, l’assistant de manager est utilisateur du système d’information (consultation des bases de données, production et diffusion de document, …)

L’assistant manager est l’utilisateur dans le SI

1. La production de documents

L’assistant produit de nombreux documents en utilisant plusieurs types d’applications : traitement de texte, tableur, base de données, messagerie (électronique et instantanée), navigateur…selon l’objectif de ses activités (communiquer, organiser, assister…) Il est responsable de la qualité de tous les documents produits par lui ou par d’autres.

Son objectif principal est d’optimiser son travail et celui des autres en mettant en œuvre les fonctionnalités qui permettent d’utiliser au mieux le poste de travail et limiter les erreurs.

2. La gestion de la documentation

a)   La gestion électronique des documents

L’assistant gère la documentation (produite ou collectée) de son service ou de l’équipe pour laquelle il travaille. Il organise la gestion électronique des documents en passant par l’acquisition, le traitement (tri, classement, stockage, archivage) et la diffusion de ceux-ci.

Les fonctions de la gestion électronique des documents

  • Acquisition : il s’agit d’acquérir les documents soit directement dans leur format d’origine, soit par numérisation pour les documents papier, soit par téléchargement ou par aspiration pour les documents numériques en ligne (externes et internes). Il est important d’utiliser des formats d’enregistrements accessibles quel que soit l’environnement informatique. Les noms donnés aux fichiers respectent une codification connue de tous et les propriétés des documents sont complétées.
  • Traitement : les documents sont ensuite triés, classés selon un plan de classement établi (chronologie, alphabétique…) par l’assistant. Une arborescence est organisée sur le support de stockage et un plan d’archivage est prévu (durée de vie…) L’accès au document est sécurisé par un mot de passe et certains contenus sont également protégés.
  • Diffusion : Elle peut se faire par courriel en utilisant une liste de diffusion pour annoncer la mise à disposition des documents et indiquer le lieu de stockage (espace sur le disque dur, sur le réseau, DVD… ou par internet…

L’assistant doit bien sur informer l’ensemble du service ou l’équipe des différents documents disponibles, de leurs modalités d’accès, de leur utilisation. Chaque nouveau document crée doit être notifié aux utilisateurs et un récapitulatif de toutes les ressources doit être mis à disposition des utilisateurs.

b)   La recherche d’information

L’assistant est amené à rechercher, pour lui ou pour son manager, des informations dans le système d’information ou à l’extérieur en utilisant différents outils de recherche.

3. la coordination des activités

L’assistant coordonne les activités en utilisant les agendas partagés (pour trouver un créneau de réunion) en organisant la diffusion des documents (notification par courriel…) en utilisant les outils de gestion de tâches (répartition des tâches)

4. La communication

L’assistant communique en interne et en externe par courriel, courrier, téléphone, fax, forum de discussion, messagerie instantanée pour rendre compte, informer, coordonner… Il est amené à créer des carnets d’adresses, des listes de diffusion pour optimiser sa communication.

III. L’assistant : personne ressource en matière de tic

L’assistant de manager participe à la bonne utilisation du système d’information en assurant un rôle d’assistance informatique auprès de l’équipe pour laquelle il travaille.

Il peut être amené à répondre à une demande ponctuelle d’aide (assistance informatique) ou de dépannage (interventions). Cela suppose une connaissance du matériel et des logiciels.

1. l’assistance informatique

L’aide apporté par l’assistant de manager peut prendre différentes formes : mise à disposition d’outils, réalisation d’une démonstration, guidage.

Quelques outils de l’assistance informatique :

Mode opératoire : consiste à décrire d’une manière détaillée les étapes nécessaires à l’obtention d’un résultat informatique

Démonstration : permet de montrer effectivement les actions à réaliser en temps réel (sur le poste de l’utilisateur) ou en temps différé (à l’aide d’une vidéo) ou pr une prise en main à distance.

Mise en lignes de supports externes : constitution d’une bibliothèque de supports téléchargés (guide d’utilisation…)

2. les interventions de premier niveau

L’assistant est chargé de la maintenance de premier niveau, qu’il peut faire en se déplaçant ou par téléphone. Une intervention de premier niveau est un dépannage simple, réalisé sur place dans le but d’éviter d’envoyer inutilement un matériel en réparation ou de faire appel à un service de maintenance.

L’assistant prend également en charge la gestion des consommables (achat et changement de tonner, de cartouches, de tambour…) et décide du recours ou non à un service de maintenance. Il se charge également de la mise en place de certains matériels (vidéoprojecteurs)

Afin de faciliter les manipulations sur le matériel informatique ou sur les logiciels, l’assistant peut créer des outils pour lui ou pour les utilisateurs.

Quelques exemples de dépannages de premier niveau :

L’ordinateur de s’allume pas : vérification de l’état des connexions

L’imprimante refuse l’édition de documents : lecture du message d’erreur : bourrage -  ouverture des différents accès pour libérer une feuille à l’origine du bourrage.

IV. L’assistant et la formation aux tic

L’assistant peut former lui-même les utilisateurs en fonction de ses connaissances et/ou proposer des formations externes et/ou accompagner le déploiement des nouvelles applications informatiques pour en assurer le succès. La maîtrise des TIC est un point fort de sa formation ; ses connaissances doivent être actualisées.

1. L’assistant formateur

Il est essentiel pour l’assistant que l’outil soit bien utilisé dans les domaines suivants :

  • La production des documents, car il peut être amené à modifier des documents crées par d’autres
  • La gestion documentaire : un document doit être retrouvé rapidement, tout le monde doit connaître les règles de classement et d’archivage.

A partir de l’identification des besoins des utilisateurs, l’assistant assure certaines responsabilités

  • Il dispense des formations individuelles (démonstrations et accompagnement) ou des formations collectives. Dans ce dernier cas, l’assistant peut créer des supports visuels (diaporama) projetés à l’aide d’un vidéoprojecteur. Il doit se préparer à répondre aux questions de l’auditoire et à proposer des ressources (modes opératoires, fiches de procédures…)
  • Il oriente l’utilisateur vers une formation en adéquation avec son niveau (plan de formation, formation en ligne…)

2.   L’actualisation des connaissance de l’assistant

L’assistant doit continuellement actualiser des connaissances en matière de TIC pour pouvoir informer correctement les utilisateurs des nouveautés, des mises à jour à télécharger, des dangers en matière de sécurité, pour maintenir son niveau de connaissances.

L’actualisation des connaissances de l’assistant en matière de TIC peut se faire par une veille informationnelle et/ou par le suivi de formation demandée à son supérieur hiérarchique en fonction du plan de formation.

Pour réaliser la veille informationnelle en informatique, l’assistant doit consulter plusieurs sources afin d’obtenir une information complète et fiable. Il est préférable de privilégier les sources numériques, plus faciles à diffuser.

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